Sistema de eventos para associações e federações

Associações e federações realizam eventos com exigências próprias: assembleias que precisam comprovar quórum e presença, congressos com submissão de trabalhos e seminários que terminam com dezenas de certificados a emitir. Quando esse fluxo depende de planilhas, listas impressas e e-mails manuais, a equipe perde tempo e a comprovação fica frágil.

O Axeven centraliza esse trabalho. Da abertura das inscrições ao certificado, cada etapa fica registrada na mesma plataforma, com status visível e dados sob controle da própria associação — sem ferramentas dispersas e sem dependência de suporte técnico externo.

Cada congresso, assembleia ou seminário pode ter seu próprio formulário de inscrição, com os campos que a associação precisa coletar. A confirmação é enviada automaticamente por e-mail, com link de acesso para o participante, e o controle de capacidade evita ultrapassar o limite do espaço.

Quando as vagas se esgotam, a lista de espera organiza os próximos interessados. Para eventos que exigem triagem, a aprovação de inscrições permite validar quem participa antes de confirmar a vaga.

Em assembleias e congressos, comprovar presença é parte essencial do evento. No Axeven, o check-in é feito por QR Code, com registro em tempo real — a equipe acompanha quem chegou conforme os participantes entram, sem listas em papel.

Esse registro de presença é o que dá base à certificação: os certificados são emitidos para as presenças confirmadas, garantindo que apenas quem efetivamente participou receba o documento.

Ao encerrar o evento, os certificados são emitidos automaticamente para as presenças confirmadas, com a identidade visual da associação. Cada certificado carrega um código único, que pode ser conferido a qualquer momento em uma página pública de validação — útil para o próprio associado, para empregadores e para fins de comprovação.

Para congressos com produção técnica ou científica, o Axeven também conduz a submissão e a avaliação de trabalhos: categorias e critérios definidos por evento, avaliadores atribuídos por área, pareceres com score e recomendação, avaliação cega e notificação automática do resultado ao autor.

O Axeven é white-label: a associação opera com domínio próprio e a identidade visual da instituição, de modo que os participantes interagem com a marca da entidade, não com a de um intermediário. Os dados ficam restritos à organização, sem exposição a terceiros.

A plataforma é acessível, com VLibras integrado para tradução em Libras, e está em conformidade com a LGPD — pontos relevantes para entidades que prestam contas a associados e ao poder público.