Sistema de submissão e avaliação de trabalhos para congressos acadêmicos

Congressos, simpósios e jornadas científicas têm uma cadeia de trabalho que costuma se espalhar por formulários soltos, planilhas e trocas de e-mail manuais: receber resumos e trabalhos completos, separar por categoria, encontrar avaliadores com afinidade de área, garantir o sigilo da avaliação, consolidar pareceres e, no fim, comunicar resultados e emitir certificados. O Axeven reúne todas essas etapas em um único sistema, operado pela própria equipe da instituição.

Cada evento define suas próprias categorias e critérios de avaliação, então um congresso multidisciplinar e uma jornada temática convivem na mesma plataforma sem misturar regras. O comitê científico acompanha o andamento das submissões em um painel, com o status de cada trabalho visível em tempo real.

O ponto mais sensível de um evento científico é a integridade da avaliação. No Axeven, os trabalhos são atribuídos a avaliadores conforme a área, e a avaliação é cega: o parecerista analisa o conteúdo sem a identificação do autor, preservando a imparcialidade exigida em contextos acadêmicos.

Cada parecer combina um score e uma recomendação, padronizando a forma como os avaliadores se manifestam e facilitando a consolidação dos resultados pelo comitê. Como os critérios são definidos por evento, o mesmo trabalho pode ser julgado por mais de um avaliador sob a mesma régua.

Encerrada a avaliação, o resultado chega ao autor sem etapas manuais: a plataforma envia a notificação automática informando a decisão sobre o trabalho. Isso elimina a tarefa de cruzar listas de aprovados com endereços de e-mail e reduz o risco de erro na comunicação com dezenas ou centenas de submissões.

Para a equipe de comunicação da instituição, isso significa um processo rastreável e consistente, em que cada autor recebe um retorno no mesmo padrão, dentro do ambiente da própria universidade ou instituto.

Apresentar trabalho, participar ou avaliar gera certificados que, no meio acadêmico, são usados em currículos Lattes, progressões de carreira e prestação de contas. Por isso, cada certificado emitido pelo Axeven carrega um código único, com uma página pública de validação: qualquer pessoa confere a autenticidade pelo código, a qualquer momento.

A emissão é automática ao encerrar o evento e contempla as presenças confirmadas. O controle de presença é feito por check-in via QR Code, com registro em tempo real — o que é especialmente útil em congressos com várias sessões e salas simultâneas. Os templates seguem a identidade visual da instituição.

Instituições de ensino e pesquisa lidam com dados de autores, avaliadores e participantes que não podem ser expostos a terceiros. O Axeven é white-label e multi-tenant: cada instituição opera em domínio próprio e identidade visual, com os dados isolados, em conformidade com a LGPD. A plataforma também integra o VLibras, ampliando a acessibilidade dos eventos.

Na prática, a coordenação científica e a equipe de comunicação ganham um sistema único para o ciclo completo do evento acadêmico, sem montar integrações nem depender de fornecedores diferentes para inscrição, avaliação e certificação.